A.用件を簡潔にまとめ、メモを準備してから電話しましょう。担当者の名前を聞いておくと、後のやり取りがスムーズです。
電話する前の準備
1. 用件を整理する
電話する前に、以下を紙に書いておきましょう。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 目的 | 「受給者証の申請方法を知りたい」 |
| 質問 | 「必要書類は何ですか？」 |
| 状況 | 「子どもは18歳で、療育手帳Bを持っています」 |
2. 必要な情報を手元に
| 情報 | 理由 |
|---|---|
| 受給者番号 | 問い合わせ時に必要 |
| 障害者手帳の番号 | 本人確認 |
| 住所・生年月日 | 本人確認 |
| 利用中のサービス | 状況の説明 |
3. メモ帳とペンを用意
説明された内容をメモするため。
電話のかけ方
開始
「お忙しいところ失礼します。障害福祉サービスについてお聞きしたいのですが、担当の方はいらっしゃいますか？」
自己紹介
「〇〇市に住んでいる〇〇と申します。18歳の子どもの障害福祉サービスについて相談したいのですが。」
質問
「就労継続支援B型を利用したいのですが、申請には何が必要ですか？」
終わり
「ありがとうございました。担当の方のお名前を教えていただけますか？」
電話するのに良い時間帯
| 時間帯 | 状況 |
|---|---|
| 9:30〜11:30 | つながりやすい |
| 13:30〜16:00 | つながりやすい |
| 8:30〜9:00 | 朝礼・会議で出にくいことも |
| 12:00〜13:00 | 昼休みで不在のことも |
| 16:30以降 | 閉庁準備で慌ただしい |
電話でできること・できないこと
| できること | できないこと |
|---|---|
| 制度の説明を聞く | 申請手続き |
| 必要書類の確認 | 書類の提出 |
| 予約を取る | 受給者証の発行 |
| 担当者の確認 | 詳細な審査内容の確認 |
電話で困った時
| 困りごと | 対処法 |
|---|---|
| 担当者が不在 | 「いつ頃戻られますか？」 |
| 保留が長い | 「かけ直しましょうか？」 |
| 説明が早くてわからない | 「もう少しゆっくりお願いします」 |
| たらい回し | 「どこに電話すればいいか教えてください」 |
電話後にすること
| やること | 詳細 |
|---|---|
| メモを整理 | 言われたことをまとめる、必要な書類、次のアクション |
| 担当者の名前を控える | 次回の問い合わせ時に使う |
| 家族と共有 | 情報を共有しておく |
電話が苦手な場合
| 方法 | メリット |
|---|---|
| メール・問い合わせフォーム | 自分のペースで書ける |
| 窓口に直接行く | 対面で説明が聞ける |
| 相談支援員に代わりに聞いてもらう | プロが対応 |
| FAX | 文書でやり取り |
次にすべきこと
質問したいことをメモしてから電話しましょう。
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